1. 注意抬頭人的性別 Addressing letters
"Dear Sir" 或 "Dear Sirs" 都是很常用的抬頭，不過現時很多行政人員都是女性，因此在合適的情況下，應該使用 "Dear Madam"。如果不清楚對方的性別，可以用 "Dear Purchasing Manager" 等字眼。
2. 先列出重要的資料 Put the important information first.
人們的注意力愈來愈短，對方不會耐心地等你入主題，因此你應先列出最重要的賣點，否則對方可能甚至沒有讀完第一句，便放棄繼續閱讀你的信件。
3. 採用有力的標題 Use a powerful headline.
標題會讓你的銷售對象知道信件大概內容，因此應小心考慮標題的字眼。
4. 勿只集中說自己 Don't talk about yourself so much.
在信中多談對方，避免太集中描述自己的產品或服務，除非你的產品和對方的公司有關，否則顧客根本不會對你的產品感興趣，所以在信中應多談你的產品對他們有甚麼幫助。
5. 保持文筆簡潔 Keep it simple.
即使你的文筆很好，也不要在銷售信中使用太多的修辭技巧，應該多使用簡單的字詞及短句，讓每個銷售對象都能明白。
6. 列出實證支持賣點 Prove what you are saying is true.
你可以將產品或服務說得很完美，但這些賣點是否有證據支持﹖引述證據、外界的認可、成功例子、推薦，甚至是以往的成功銷售例子，都可以令你的賣點更可信。
7. 不要令信件顯得沉悶 Never Be Boring.
對方可以接受你信中提及的任何內容，但卻不可接受你沉悶的信，所以寫銷售信的最基本要求是要引起對方的興趣。看一遍自己的信件後，問一下自己﹕「對方會感興趣嗎﹖」
8. 用短句撰寫 Write in Short Sentences.
你的信件不應該令對方覺得難以理解，如果因為句子結構差而要重看的話，這便不是對方的問題而是你的問題。重看自己撰寫的信，檢查是否有些句子過長或太複雜。
9. 以對方為重 Write To the Reader.
在信中多用 "You"，盡量減少或避免用 "I" 和 "Me"，最好使用現在式 (Present Tense) 和第二人稱，讓對方覺得你和他們直接對話，而不只是其中一個收件者。
10. 使用主動形式的動詞 (Active Verbs) Use Active Verbs.
主動形式的句子不但能帶動讀者，而且能以較少的字詞帶出相同的訊息，例如﹕"ABC Company buys my product" 便比 "my product is bought by ABC Company." 有力。
11. 以說話的形式撰寫信件 Write Like You Talk.
你曾否見過擅於言語溝通的人在書寫時使用另一種的表達方法﹖這種做法不會奏效，以會話形式表達會來得更好。
12. 掌握時間 Take Your Time.
很少人在第一次坐下來寫文章便能寫得好，因此重要的書信必須在寫好後重新閱讀，有時候甚至要經過多次編輯，才能表達正確的信息。
13. 在適當時候不妨使用表列的方式表達 Break It Down.
在作總結、或是列出概要時尤其合適，有些人可能只會粗略地看你的信件，簡單易看的點列式會較易吸引讀者注意。
14. 避免長篇大論，每個段落應不多於6行 Don't Use Large Paragraphs.
短的段落可令字與字之間的空間增加，亦可令整篇文章分成小部分，令讀者更易閱讀，就像在音樂中，音符間的空間和音符本身同樣重要。
15. 在信件內容末端簽署 Sign Your Letters.
即使已在信的最後印上簽名，亦應加上親筆簽名令信件顯得較個人化，這不但是禮儀的表現，亦能讓對方知道自己收到的不是「模式化」的信件。
原文網址：
http://www.eduplus.com.hk/search/article_detail.jsp?article_id=1365&article_catid=7,109
http://www.eduplus.com.hk/search/article_detail.jsp?article_id=1394&article_catid=7,109
撰文﹕Wall Street Institute 英語學院
沒有留言:
張貼留言